Lean-ajattelu – mitä edellyttää organisaatiolta?

Lean on maalaisjärjen käyttöön ja vastuullisuuteen perustuva johtamisfilosofia. Sen voima piilee toiminnan jatkuvassa uudistamisessa ja henkilöstöstä huolehtimisessa. Tavoitteena on asiakaskokemuksen, vaikuttavuuden ja työhyvinvoinnin parantaminen.

Lean-ajattelun ydin eivät ole sen työkalut ja menetelmät, kuten Leanista usein pintapuolisesti luullaan ja kovasti ”liinataan”. Kiteytettynä Lean on oppimisjärjestelmä, joka valmentaa kaikista organisaation jäsenistä ongelmanratkaisijoita.

Lean-ajattelun soveltaminen edellyttää, että organisaatiossa tehdään ensin lähtötilanteen arviointi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi palautteen keräämistä asiakkailta ja henkilöstöltä, tunnuslukujen tarkastelua, työhyvinvointitutkimusta, mainetutkimusta tai havainnointitutkimusta.

Tieto lähtötilanteesta antaa valmiudet kokonaan uudenlaisen, jatkuvaan parantamiseen perustuvan johtamis- ja kehittämiskulttuurin rakentamiselle. Tarkoitus ei siis ole vain paikata kustannustehokkaasti vanhaa, sillä sitä ei voi tehdä määräänsä enempää.

Lean edellyttää – perusasiat kuntoon ja solmukohdat auki

Leanin soveltaminen edellyttää luottamuksellisen ilmapiirin rakentamista henkilöstön kesken. Lisäksi toiminnan kehittämiselle on asetettava tavoitteet. Tässä vaiheessa johdon sitoutuminen mitataan, joten oikeantyyppisestä, ulkopuolisesta muutoksen ohjaajasta on usein suuri apu.

Yrityksen arvoihin ja strategiaan pohjautuvat pelisäännöt luodaan yhdessä ja näihin kaikkien on sitouduttava. Yhteiset pelisäännöt antavat henkilöstölle mahdollisuuden hallita työtään, ajankäyttöään ja itsensä johtamista. Myös ongelmatilanteiden ratkaisuun tarvitaan etukäteen mietityt toimintatavat, jotka auttavat työntekijöitä ratkomaan itse eteen tulevia työnteon arkisia ongelmia.

Yrityksen tai organisaation toimintaan on vuosikymmenien kuluessa saattanut muodostua erilaisia solmukohtia. Nämä solmut on saatava auki. Yrityksen johto näkee esimerkiksi tunnusluvuista, että myynnin kehitykselle tai tuottavuudelle on tehtävä jotain. Ratkaisuiksi saatetaan valita myyntikoulutuksen lisääminen, tavoitteiden koventaminen tai mittareiden muuttaminen.

Suoraviivaisten ratkaisujen sijaan olisi ensin selvitettävä todelliset juurisyyt myynnin ja tuottavuuden laskun taustalla. Ne voivat liittyä turhiin rönsyihin, huonoon työilmapiiriin tai johtamiseen. Tuotteet ja toimintatavat ovat vanhentuneita, yhteisiä pelisääntöjä ei ole, IT-järjestelmät tai toimitilat eivät tue asiakaslähtöistä ja tehokasta työskentelyä.

Lean-ajattelu – mitä edellyttää?

Lean-ajatteluun siirtyminen ei sinällään tee yhtään yritystä tai organisaatiota entistä paremmaksi. Tiettyihin reunaehtoihin on sitouduttava, jotta hyödyt saavutetaan.

Muista ainakin nämä 6 johtotähteä, kun pohdit mitä lean voisi teidän organisaatiollenne antaa:

1.Sitoudu pitkäjänteiseen kehittämiseen
Kehittämistyötä on tehtävä pitkällä tähtäimellä. Toimintatapojen muuttuminen ei onnistu vippaskonsteilla vaan järjestelmällisellä kehittämisellä ja johtamisella.

2. Ymmärrä kokonaisuus
Lean-ajattelussa ei ole kyse työkaluista, nopeista lähdöistä vaan kokonaisuuksien ymmärtämisestä ja pitkäjänteisestä työstä. Mieti, haluatteko tehdä lyhytkestoisia, pieniä muutoksia vai rakentaa kilpailuetua, jollaista on vaikea kopioida.

3. Luo jatkuvan parantamisen kulttuuri
Yhdistä dialoginen johtaminen, ihmislähtöisyys, lean- ja palveluajattelu, jolla saadaan jatkuvan parantamisen kulttuuri. Näin kannattavuus ja uusiutuminen varmistetaan myös jatkossa.

4. Johda muutosta
Muutosta ja uutta tapaa toimia on pidettävä yllä ja ohjattava koko ajan. Ongelmakohtiin on puututtava heti eikä huomenna.

5. Valitse kehittämisprojektit huolella
Pidä vain muutamia, tarkoin valittuja ja huolella valmisteltuja, isompia kehittämisprojekteja käynnissä. Huolehdi, että kaikki ovat mukana tekemässä pieniä kehittämistoimia jatkuvasti arjessa.

6. Juurruta uudet toimintatavat
Juurtuminen ja toimintatapojen muutos ei toteudu, jos projektit aloitetaan ja toteutetaan, mutta niitä ei juurruteta arjen käytäntöihin.

Mitä hyötyjä Lean-ajattelusta voi saavuttaa?

Oikein läpivietynä Lean-ajattelu lisää yrityksen kannattavuutta ja tuottavuutta. Toiminnan laatu ja tasalaatuisuus paranevat. Turhan hässäköinnin poistaminen tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä, mutta aina samalla myös inhimillisiä hyötyjä, kun kiireen tunne vähenee, työ on selkeää ja hyvin johdettua.

Muista! Lean vaatii johdolta 100 prosenttista sitoutumista ja päivittäistä vuoropuhelua sekä viestintää esimiesten, työntekijöiden ja asiakkaiden sekä sidosryhmien välillä.

Käytössäsi on koko verkostomme asiantuntijoiden erityisosaaminen.

Nina Lappalainen
Muutosagentti, kehittämisen kumppani
Wiltrain Oy